Il database è stato impostato nel 2003 per catalogare la Fototeca Zeri.
Si è scelto di fare riferimento agli standard ICCD, adottando la Scheda F, livello inventariale, per la descrizione degli oggetti fotografici e una Scheda Opera per i loro soggetti. Quest’ultima è ispirata alla scheda OA-ICCD ma presenta personalizzazioni derivanti dalla necessita di descrivere un’opera non 'in presenza', ma attraverso la sua trasposizione fotografica. A servizio delle unità catalografiche principali sono alcuni authority files dedicati alla gestione delle informazioni sugli artisti, sui fotografi, sulla bibliografia citata e sulla struttura dell’archivio.
Nel corso degli anni il software di catalogazione ha subito sviluppi e ampliamenti. Sono stati integrati nuovi moduli per la descrizione dei documenti allegati alle fotografie, dei cataloghi d’asta, per il raffinamento della soggettazione delle fotografie di natura morta e per la descrizione dei diversi fondi fotografici pervenuti alla Fondazione.
Le informazioni che riguardano le fotografie sono caratterizzate da etichette gialle, quelle che riguardano i documenti cartacei da etichette rosse, in verde i dati che riguardano i cataloghi d’asta e infine in blu quelli relativi alle opere. Un sistema intuitivo di link permette di transitare in qualsiasi momento da una tipologia di scheda all’altra.
Dal 2017 nella banca dati sono state inserite anche schede derivate dalla catalogazione di nuovi fondi fotografici oltre a quello di Zeri: fototeca Tumidei, fototeca Fahy e fototeca Supino.
Ogni documento, fotografico o cartaceo, è descritto autonomamente all’interno della propria collezione. Tutte le informazioni e le descrizioni catalografiche sul medesimo soggetto convergono invece in un’unica scheda opera che può essere continuamente aggiornata e integrata con informazioni provenienti dalle diverse fonti, fotografiche o documentarie utilizzate per il suo studio.
Nel corso del 2020 le banche dati saranno arricchite dal modulo Esplora i fondi che permetterà di consultare e valorizzare altre raccolte fotografiche entrate nel patrimonio della Fondazione.