La catalogazione delle raccolte della Fondazione Zeri rappresenta un’operazione filologica.
I dati inseriti nel database sono strettamente collegati alle annotazioni che si trovano sui documenti fotografici e all’ordinamento archivistico imposto dai creatori dei vari fondi ai propri materiali. Tali dati riflettono pertanto il loro pensiero storico critico.
In particolare, le informazioni fornite da Federico Zeri nelle note autografe sulle foto, negli allegati, nei suoi scritti o tramite la classificazione fotografica rappresentano il riferimento principale per i catalogatori. Il nome dell’autore dell’opera d’arte che compare per primo nelle schede è quindi quasi sempre quello proposto da Zeri o desunto dal titolo del fascicolo in cui sono inserite le riproduzioni fotografiche. Proposte attributive differenti vengono riportate nel paragrafo Altre attribuzioni e sono accompagnate dalle relative motivazioni, nella maggior parte dei casi confermate dalla bibliografia. Le opinioni orali dei vari studiosi comunicate alla Fondazione non vengono riportate.
Nel paragrafo Localizzazione delle opere d’arte sono riportate informazioni circa l’ultima collocazione conosciuta, che in alcuni casi può non essere l’attuale.
La Fondazione procede progressivamente all’aggiornamento dei dati, a cui si può contribuire utilizzando il tasto Invia un aggiornamento posizionato in alto a destra e in fondo a ogni scheda.
Le informazioni relative a nomi e indirizzi di collezionisti e antiquari possessori delle opere, se non rese note dalla bibliografia, sono occultate quando risalgono a meno di settant’anni dalla data di compilazione della scheda.
La Fondazione non accetta donazioni di fotografie singole, anche se più recenti e di qualità migliore rispetto a quelle conservate nei propri archivi.
La Fondazione non possiede alcuna opera d'arte riprodotta dalle fotografie.