La schedatura della fototeca di Federico Zeri ha dato vita a un catalogo digitale ricchissimo, considerato il più importante repertorio sull'arte italiana disponibile online. Il progetto di catalogazione informatizzata, elaborato da un un gruppo di lavoro interdisciplinare, è stato esteso anche ai nuovi fondi fotografici pervenuti alla Fondazione.
Il progetto di conservazione e valorizzazione della fototeca di Federico Zeri è stato elaborato sulla base di standard archivistici e catalografici internazionali da un gruppo di lavoro composto da storici dell'arte, bibliotecari, archivisti e conservatori. Ha previsto le seguenti fasi:
- Inventariazione del fondo fotografico, pervenuto integro e senza interventi di riordino dopo la morte dello studioso. Al momento della presa in carico è stato compilato un inventario di consistenza che segue i criteri di classificazione adottati da Zeri e riporta la struttura gerarchica dell'archivio. Tutto il materiale è stato timbrato e inventariato con l'apposizione di un numero progressivo che fissa l'ordine dato dallo studioso alle fotografie all'interno dei fascicoli.
- Monitoraggio delle condizioni di conservazione e messa in sicurezza dei materiali. I faldoni originari sono stati sostituiti con contenitori PAT-passed conformi agli standard internazionali richiesti per l'archiviazione dei documenti fotografici (ISO 10214). Ogni fotografia è stata inserita in una busta di polipropilene. Il fondo è ospitato in locali climatizzati ad una temperatura costante di 18-20° e con un’umidità relativa del 45-50%.
- Progettazione di un tracciato catalografico strutturato in base alla tipologia e all'ordinamento della fototeca e ispirato alle normative dell'Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione. Il modello prevede la compilazione di due schede principali: nella scheda Opera vengono registrate le informazioni relative all'opera d'arte raffigurata, ricavate principalmente dalle annotazioni di Zeri sul verso delle foto, dalla documentazione ad esse allegata e dai volumi della sua biblioteca. Nella scheda Fotografia (conforme alla Scheda F ICCD – livello inventariale) sono inseriti i dati riferiti all'oggetto fotografico. Sei archivi relazionati arricchiscono il modello e consentono di registrare informazioni di dettaglio su artisti, fotografi, bibliografia, documenti allegati, cataloghi d’asta e struttura dell’archivio.
- Realizzazione di un software specifico per la catalogazione e di un'interfaccia per la consultazione online. Il catalogo online, costantemente incrementato, permette ricerche immediate e analitiche su tutte le opere d'arte, i documenti cartacei, i cataloghi d’asta le fotografie e i fondi descritti nella banca dati. I moduli back-end e front-end sono sviluppati dalla ditta IDS&Unitelm.
- Definizione dei parametri di digitalizzazione. Le fotografie vengono digitalizzate nello spazio colore RGB a 24 bit e salvate in formato TIFF non compresso nelle dimensioni di almeno 3000 pixel per il lato maggiore. Nei file TIFF sono incorporati i metadati tecnici, comprese le operazioni effettuate in postproduzione. Da queste matrici digitali, archiviate in triplice copia, vengono tratti i formati jpg ad alta e bassa risoluzione, per la consultazione da remoto e sui terminali della Fondazione, dai quali è possibile visionare anche i versi delle fotografie.
Dal 2013 il progetto di catalogazione è stato esteso anche agli altri fondi fotografici pervenuti alla Fondazione. Il trattamento di ciascuna raccolta comporta alcune modifiche e adattamenti, richiesti dalla diversa natura e dalle caratteristiche peculiari di ciascun insieme.